21.6.5.3. Hoteller mv.

Retningslinjerne om rejsebureauydelser er ændret i forhold til de bemærkninger, der fremgår af cirkulære om tjenesterejseaftalen. Nu gælder nedenstående for bestilling af hoteller.

Statens Indkøb har indgået en forpligtende rammeaftale om hotelophold, som gælder i Danmark, men ikke i udlandet.  Statslige institutioner er således, jf. cirkulæret om indkøb i staten , forpligtet til at benytte aftalehotellerne ved køb af hotelophold i Danmark. Der findes dog visse undtagelsesmuligheder. Selvejende institutioner kan tilslutte sig hotelaftalen (se information herom på www.statensindkob.dk/Tilmelding ).

For at få adgang til priser samt oplysninger om hotellerne skal man have adgang til hotelaftalens bestillingsapplikation. Man kan tilgå aftalens kontraktdokumenter via statensindkob.dk , hvor der også findes et link til applikationen. Da der er tale om to forskellige systemer, skal man både have et login til statensindkob.dk og til bestillingsapplikationen. Det fås ved at sende en e-mail til statensindkob@modst.dk med information om:

  • Navn
  • Stilling og arbejdsopgaver
  • Navn på institution
  • Om institutionen er kommunal, regional, selvejende, statslig, tilknyttet Grønlands Selvstyre eller tilknyttet Færøernes Hjemmestyre

Der kan bestilles et login til applikationen til hver bruger, eller man kan lade flere brugere dele et login. Hvis flere deler et login, er der kun én, som behøver adgang til statensindkob.dk , og som derefter kan dele linket til applikationen samt loginoplysningerne med de øvrige brugere. Hvis man deler loginoplysninger med flere brugere, er det vigtigt at gøre brugerne opmærksom på, at de får adgang til fortrolige oplysninger.

Bookingen kan enten ske via applikationen, som sender en bestilling til hotellet (bemærk, at hotellet skal bekræfte bestillingen), eller ved at booke direkte hos hotellet via mail eller telefon. Bestillingen i applikationen foregår ved, at man indtaster bestillingsoplysninger (dato, by, antal værelser, med/uden morgenmad, osv.), og derefter finder applikationen det billigste hotel, der matcher de indtastede bestillingsoplysninger.

Statslige institutioner kan også bestille hotelophold gennem rejsebureauleverandøren Carlson Wagonlit Travel mod betaling af et management fee.

Hoteldispositionsbeløbene er fastsat på grundlag af priserne i hotelaftalen. Hotelaftalen kan kun benyttes på tjenesterejse samt ved overnatninger i øvrigt, hvor staten/de selvejende institutioner afholder udgifterne.