9.2.2.7. Krav til anmodningen om aktindsigt
En anmodning om aktindsigt skal som udgangspunkt ikke opfylde særlige formkrav.
Myndighederne kan således ikke stille krav om, at den, der anmoder om aktindsigt, skal begrunde anmodningen eller godtgøre at have en særlig interesse i sagen. Myndighederne kan i almindelighed heller ikke stille krav om, at den aktindsigtssøgende identificerer sig med navn, adresse mv.
Der gælder imidlertid en række undtagelser til det nævnte udgangspunkt. Fx skal myndighederne i de tilfælde, hvor den aktindsigtssøgende forlanger at blive gjort bekendt med oplysninger om sig selv efter offentlighedslovens § 8 (egenacces), i almindelighed forlange nærmere oplysninger om identiteten på den aktindsigtssøgende, sådan at myndighederne kan sikre sig, at oplysningerne rent faktisk angår den pågældende. Endvidere indebærer offentlighedslovens § 41, at myndighederne skal kræve oplysninger om den aktindsigtssøgendes identitet, hvis der anmodes om aktindsigt i en sag om enkeltpersoners ansættelsesforhold (§ 21, stk. 2), da myndigheden skal underrette den ansatte om aktindsigtsanmodningen sammen med angivelse af, hvem der har fremsat anmodningen.
En anmodning om aktindsigt skal dog indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 1, nr. 1 og 2. En angivelse af en konkret sags journalnummer i en anmodning om aktindsigt vil være tilstrækkelig til, at myndigheden mv. ikke vil kunne afslå at behandle anmodningen, selv om kravet om angivelse af tema ud fra en principiel betragtning ikke kan siges at være opfyldt.
En anmodning om aktindsigt kan afslås, i det omfang behandlingen vil nødvendiggøre et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 1. Du kan læse mere om ressourcebetragtninger i aktindsigtssager i myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside. Ombudsmanden har i FOB 2014.22 og i FOB 2014.36 udtalt sig om vigtigheden af dialog med den aktindsigtssøgende med henblik på at få afgrænset og konkretiseret anmodningen, inden der træffes afgørelse om, hvorvidt anmodningen skal imødekommes eller afslås. Om myndighedens afgrænsning og indledende sagsbehandling af en aktindsigtsanmodning kan henvises til myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.
Der vil desuden kunne gives afslag på en anmodning om aktindsigt, hvis anmodningen må antages at skulle tjene et retsstridigt formål e.l., jf. offentlighedslovens § 9, stk. 2, nr. 2. Denne bestemmelse kan bl.a. anvendes, hvis der er grund til at antage, at en anmodning om aktindsigt har til formål at forfølge eller på lignende måde genere en person mv. (chikane). Det kan fx. indgå, om ansøgeren selv har givet udtryk for, at anmodningen fremsættes med det formål at genere eller forfølge en person mv., ligesom der kan lægges vægt på, om ansøgeren tidligere har benyttet oplysninger, som han eller hun har fået aktindsigt i, til at begå retsstridige forhold. Det er et krav, at der foreligger klare tilfælde af misbrug.
Se mere om aktindsigt i offentligt ansattes navne i myndighedsguiden på Folketingets Ombudsmands hjemmeside.